Illustrazione monitoraggio sull'attuazione delle misure

Di seguito vengono riportate le indicazioni metodologiche fornite da Anac per il monitoraggio dei rischi corruttivi.

In particolare le indicazioni metodologiche fanno riferiferimo al:

• monitoraggio sull'attuazione delle misure, come descritto nell'allegato 1 del PNA 2019.

Essendo il PTPCT un documento di programmazione, appare evidente che ad esso debba logicamente seguire un adeguato monitoraggio e controllo della corretta e continua attuazione delle misure. Per tale ragione, è opportuno che ogni amministrazione preveda (e descriva accuratamente nel proprio PTPCT) il proprio sistema di monitoraggio dell’attuazione delle misure.

In primo luogo, occorre ribadire che la responsabilità del monitoraggio è del RPCT. Tuttavia, soprattutto in amministrazioni di grandi dimensioni o con un elevato livello di complessità (es. dislocazione sul territorio di diverse sedi), il monitoraggio in capo al solo RPCT potrebbe non essere facilmente attuabile, anche in funzione della generalizzata numerosità degli elementi da monitorare. Per tale ragione, si possono prevedere sistemi di monitoraggio su più livelli, in cui il primo è in capo alla struttura organizzativa che è chiamata ad adottare le misure e il secondo livello in capo al RPCT.

Il monitoraggio di primo livello, dunque, può essere attuato in autovalutazione da parte dei referenti (se previsti) o dai responsabili degli uffici e dei servizi della struttura organizzativa che ha la responsabilità di attuare le misure oggetto del monitoraggio. Anche se in autovalutazione, il responsabile del monitoraggio di primo livello sarà chiamato a fornire al RPCT evidenze concrete dell’effettiva adozione della misura. È opportuno tener presente che questa modalità fornisce valutazioni di qualità meno elevata rispetto alle analisi condotte direttamente dal RPCT o da altre unità indipendenti (es. internal audit), poiché in questo caso si tratta di (auto) valutazioni effettuate dagli stessi soggetti che hanno la responsabilità dei processi/attività oggetto del controllo. Pertanto, è opportuno ricorrere all’autovalutazione soltanto nelle aree in cui il rischio di corruzione è più basso, mentre nelle aree a più alto rischio, questa modalità deve essere utilizzata in combinazione con l’azione di monitoraggio svolta dal RPCT o da organi indipendenti rispetto all’attività da verificare. Il monitoraggio di secondo livello, dunque, dovrà essere attuato dal RPCT, coadiuvato da una struttura di supporto e/o dagli altri organi con funzioni di controllo interno, laddove presenti. Il monitoraggio del RPCT consiste nel verificare l’osservanza delle misure di prevenzione del rischio previste nel PTPCT da parte delle unità organizzative in cui si articola l’amministrazione.

È opportuno che l’attività di monitoraggio sia adeguatamente pianificata e documentata in un piano di monitoraggio annuale che dovrà indicare:

• i processi/attività oggetto del monitoraggio;
• le periodicità delle verifiche;
• le modalità di svolgimento della verifica.

Per quanto riguarda i processi/attività oggetto del monitoraggio, il RPCT dovrà tener conto delle risultanze dell’attività di valutazione del rischio per individuare i processi/attività maggiormente a rischio sui quali concentrare l’azione di monitoraggio. Nel pianificare le verifiche si dovrà tener conto anche dell’esigenza di includere nel monitoraggio i processi/attività non verificati negli anni precedenti. Le verifiche programmate non esauriscono l’attività di monitoraggio del RPCT poiché alle attività pianificate si aggiungono quelle non pianificate che dovranno essere attuate a seguito di segnalazioni che pervengono al RPCT in corso d’anno tramite il canale del whistleblowing o con altre modalità.

Con riferimento alla periodicità, il RPCT è chiamato a definire la tempistica del monitoraggio più consona all’esposizione al rischio e alle caratteristiche organizzative dell’amministrazione. Maggiore è la frequenza del monitoraggio (ad esempio mensile, bimestrale o trimestrale), maggiore sarà la tempestività con cui un eventuale correttivo potrà essere introdotto. D’altra parte, una maggiore frequenza dei monitoraggi si associa ad un maggiore onere organizzativo in termini di reperimento e elaborazione delle informazioni. Pertanto, coerentemente al principio guida della “gradua lità” e tenendo nella dovuta considerazione le specificità degli enti di dimensioni ridotte, il monitoraggio sull’attuazione delle misure non potrà non essere almeno annuale. Per le amministrazioni di maggiori dimensioni, o connotate da processi di particolare complessità, è opportuno prevedere verifiche più frequenti. Il monitoraggio è infatti indispensabile per acquisire elementi conoscitivi a supporto della redazione della Relazione annuale del RPCT.

Con riferimento alle modalità di verifica, il RPCT dovrà verificare la veridicità delle informazioni rese in autovalutazione attraverso il controllo degli indicatori previsti per l’attuazione delle misure all’interno del Piano e attraverso la richiesta di documenti, informazioni e/o qualsiasi “prova ” dell’effettiva azione svolta. Questo sarà tanto più agevole quanto più saranno state correttamente programmate le misure all’interno dei Piani anche con indicatori ben definiti e puntuali.

A tal fine può essere utile prevedere, nel corso dell’anno, incontri tra il RPCT (e la struttura di supporto) e i responsabili dell’attuazione delle misure. Il RPCT dovrà svolgere degli audit specifici, con verifiche sul campo che consentono il più agevole reperimento delle informazioni, evidenze e documenti necessari al miglior svolgimento del monitoraggio di secondo livello. Tali momenti di confronto sono utili anche ai fini della migliore comprensione dello stato di attuazione delle misure e di eventuali criticità riscontrate, in un’ottica di dialogo e miglioramento continuo. Al fine di agevolare i controlli, inoltre, può essere utile ricorrere a sistemi informatizzati o spazi digitali condivisi (come le intranet) dove far confluire tutti i documenti che formalizzano le misure.

Il monitoraggio di secondo livello dovrà essere realizzato sulla totalità delle misure di prevenzione programmate all’interno del PTPCT.

Tuttavia, in amministrazioni particolarmente complesse o con scarse risorse, il monitoraggio di secondo livello potrà essere effettuato attraverso campionamento delle misure da sottoporre a verifica.

Il campionamento può essere di tipo :

• statistico
• ragionato.

Si ritiene di lasciare una ampia autonomia alla singola amministrazione di valutare le modalità più idonee. Sarà comunque necessario definire (ed illustrare in maniera chiara all’interno del PTPC), il piano di monitoraggio e le tecniche di campionamento che il RPCT intende adottare.

In questo caso, dovrà essere data adeguata motivazione della scelta effettuata e delle modalità di campionamento utilizzate.

Qualora si opti per un campionamento ragionato, alcuni criteri di campionamento possono riguardare:

• le misure di prevenzione dei processi risultati a più elevata esposizione al rischio;
• le misure di quei processi su cui si sono ricevute segnalazioni pervenute tramite canale whistleblowing o tramite altri canali;
• le misure di quei processi le cui strutture non hanno fatto pervenire l’autovalutazione .

In ogni caso, per poter realizzare un modello di gestione del rischio corruttivo diffuso nell’organizzazione (c.d. modello di prevenzione a rete), i responsabili degli uffici e i dipendenti tutti, quando richiesto e nelle modalità specificate, hanno il dovere di fornire il supporto necessario al RPCT. Si rammenta che tale dovere, laddove disatteso, può dar luogo a provvedimenti disciplinari.

È opportuno che delle risultanze del monitoraggio si dia conto all’interno del PTPCT, nonché all’interno della Relazione annuale del RPCT. Le risultanze del monitoraggio sulle misure di prevenzione della corruzione costituiscono il presupposto della definizione del successivo PTPCT.

Si consiglia di avvalersi di strumenti e soluzioni informatiche idonee a facilitare l’attività di monitoraggio e, a tale scopo, si potrebbe utilizzare anche la nuova Piattaforma recentemente messa a punto da ANAC.

La Piattaforma di acquisizione dei PTPCT

Un supporto al monitoraggio può derivare dal pieno e corretto utilizzo della piattaforma di acquisizione e monitoraggio dei PTPCT che sarà messa a disposizione, in tutte le sue funzionalità, entro il 2019.

Tale piattaforma nasce dall’esigenza di creare un sistema di acquisizione di dati e informazioni connesse alla programmazione e adozione del PTPCT, ma è concepito anche per costituire un supporto all’amministrazione ai fini di avere una migliore conoscenza e consapevolezza dei requisiti metodologici più rilevanti per la costruzione del PTPCT (in quanto il sistema è costruito tenendo conto dei riferimenti metodologici per la definizione dei Piani) e monitorare lo stato di avanzamento dell’adozione delle misure di prevenzione previste nel PTPCT e inserite nel sistema.

Per tale ragione, esso si compone delle seguenti sezioni:

1. Anagrafica, finalizzata all’acquisizione delle informazioni in merito all’amministrazione, al Responsabile della prevenzione della Corruzione e Trasparenza, alla sua formazione e alle sue competenze;

2. Questionario Piano Triennale, finalizzato all’acquisizione delle informazioni relative al Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (PTPCT) e alla programmazione delle misure di prevenzione della corruzione;

3. Questionario Monitoraggio attuazione, finalizzato all’acquisizione delle informazioni relative alle misure di prevenzione ed allo stato di avanzamento del PTPCT.

La terza sezione, dedicata al monitoraggio delle misure, è quella che consente, attraverso la sua compilazione, di schematizzare le informazioni relative allo stato di attuazione delle misure (generali e specifiche). Il livello di approfondimento è, attualmente, facoltativo.

Con riferimento alla sezione dedicata al monitoraggio delle misure specifiche, è possibile realizzare un monitoraggio puntuale delle singole misure, o generale, a seconda della scelta che il RPCT farà in fase di compilazione del questionario sul PTPCT. Il sistema, infatti, non obbliga all’inserimento di tutte le singole misure specifiche previste all’interno del PTPC ma, laddove inserite (anche con il supporto dei soggetti che sono in possesso delle credenziali di accesso rilasciate su apposita richiesta del RPCT), il sistema potrà essere utilizzato per il monitoraggio e la rendicontazione delle singole misure.

Pertanto, in fase di programmazione (compilazione della sezione 2 - Questionario Piano Triennale), il RPCT può decidere come impostare la parte relativa alla programmazione delle misure specifiche, attraverso due opzioni:

1. Limitarsi a scrivere, in fase di programmazione, il numero di misure programmate per la categoria in esame e per quali aree di rischio sono state individuate e programmate (es. 10 misure di controllo, di cui 5 per l’area di rischio dei contratti pubblici e 5 per l’area di rischio di acquisizione del personale);

2. In aggiunta a tali dati, è possibile elencare (inserendole manualmente) le singole misure previste per la categoria e per l’area per le quali sono state previste. Ovviamente, solo quest’ultima opzione (facoltativa) consente di operare il monitoraggio puntale sulle singole misure. È utile ricordare che l’utilizzo della piattaforma, attraverso l’inserimento delle informazioni richieste, consentirà, selezionando l’apposita funzione, di scaricare un documento di sintesi che costituisce la base per la redazione della relazione annuale del RPCT. Informazioni specifiche sulle condizioni di utilizzo della Piattaforma sono presenti sul sito istituzionale dell’ANAC.

Fonte : Anac > ALLEGATO 1 - PNA 2019

https://www.anticorruzione.it/documents/91439/164323/All.+1+%E2%80%93+Indicazioni+metodologiche+per+la+gestione+dei+rischi+corruttivi.pdf/83911ce9-6089-a7f4-ce3d-63f5488f7d45?t=1584095950143

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